Egy finnországi központú globális távközlési vállalatnál a kézi könyvelési tételek folyamatát jelentős auditmegállapítások érintették: a tételek 15%-át a workflow-n kívül, szigorú kontroll nélkül kezelték. Az Automate Evolve-val ma minden tételtípus audit-kompatibilis workflow-ban fut, beépített minőségellenőrzéssel és automatikus SAP-könyveléssel, több mint 2000 felhasználóval.
40 ezer+
könyvelési tétel havonta
2000+
felhasználó
144
folyamat-forgatókönyv
30%
kevesebb munka a havi zárásban
A kihívásAuditmegállapítások és havi 40 000+ könyvelési tétel
A kézi könyvelési tételek (MJE) folyamatát jelentős auditmegállapítások érintették, komoly pénzügyi kockázatokkal.
- A kézi könyvelési tételek 15%-át a workflow-n kívül, szigorú kontroll nélkül kezelték.
- Más lépéseket kellett követni hónap közben, a havi zárás alatt és a reporting időszakban.
- A korábbi workflow-megoldás éppen a kritikus időszakokban, a havi zárás és a reporting idején nem támogatta a folyamatot.
- A könyvelési kérelmek minősége gyenge volt. Gyakran csak a jóváhagyási lépések után derült ki, hogy a tétel nem könyvelhető.
- A havi 40 000+ könyvelési tétel 80%-a egyetlen hét alatt érkezett be, ami nagy terhelést jelentett a könyvelési csapatnak.
Projektadatok
- Ügyfél: globális távközlési vállalat, finnországi központtal
- Folyamat: kézi könyvelési tételek a hónap mind a négy szakaszában
- Rendszerek: három SAP-rendszer: két SAP ECC és egy SAP S/4HANA
- Termék: Automate Evolve
- Felhasználók: 2000+
- Volumen: 40 000+ könyvelési tétel havonta
- Time to value: 12 hónap, 8 élesítés, negyedévente kettő
A megoldásNyolc workflow minden tételtípusra
Két általános és hat specializált workflow-megoldást szállítottunk Automate Evolve-on. Ezek együtt minden tételtípust és folyamat-forgatókönyvet lefednek, és fejlett minőségbiztosítási funkciókkal támogatják a teljes mértékben audit-kompatibilis kézi könyvelési folyamatot.
A pénzügyi zárás szempontjából a workflow a hónap mind a négy szakaszát lefedi: a normál hónap közi időszakot, a havi zárás időszakát, a reporting időszakot és a reopening időszakot.
A megoldás három SAP-rendszeren működik, két SAP ECC-n és egy SAP S/4HANA-n, így a folyamat a rendszerek párhuzamos működése és az átállás idején is következetes marad.
Fő funkciók
Teljes folyamatlefedettség
A megfelelő folyamatot és a jóváhagyókat öt dimenzió határozza meg: tételtípus, érték, üzletág, zárási naptár és helyszín. A megoldás összesen 144 folyamat-forgatókönyvet fed le. A forgatókönyvtől függően további jóváhagyási lépések is következnek.
Minőségbiztosítás és automatikus könyvelés
A kötelező, opcionális és elrejtett mezők ellenőrzése azonnal megtörténik, az SAP mezőstátusz-csoport (Field Status Group) adatai alapján. Több mint 300 üzleti szabály felügyeli az adatminőséget. Az SAP-szabályok szerinti végső ellenőrzés után a tételek automatikusan a megfelelő SAP-rendszerbe könyvelődnek.
Riportok és dashboard
Valós idejű rálátás a működésre: az egyes kérelmek státusza, az átfutási idők elemzése, a függő feladatok figyelése és központi dashboard a döntéshozóknak.
Üzleti értékMi változott a könyvelési folyamatban
- 30%-kal kevesebb munka a havi zárásban. A könyvelési tételek feldolgozása kevesebb munkát igényel, és rövidebbek az átfutási idők.
- Egységes, audit-kompatibilis folyamat. Minden tételtípus és forgatókönyv a workflow-ban fut.
- Nagyobb átláthatóság és kontroll. Minden kérelem státusza követhető.
- Kisebb működési kockázat. Kevesebb a hiba, mert a kérelmek ellenőrzése a jóváhagyás előtt megtörténik.
- Jobb felhasználói élmény. A felhasználók termelékenyebbek.
A történet mögöttA megoldás, a termék és a szolgáltatás
MegoldásFolyamatautomatizálás és digitalizáció
TermékAutomate Evolve
SzolgáltatásMegoldástervezés és bevezetés
Szeretne hasonló eredményeket? Beszéljen szakértőnkkel.
KapcsolatBeszéljen szakértőnkkel
Írja meg, melyik SAP-folyamaton vagy terméken gondolkodik. Tanácsadónk felveszi Önnel a kapcsolatot.
- Elolvassuk az üzenetét, és a témában jártas tanácsadónkhoz irányítjuk.
- Felvesszük Önnel a kapcsolatot, és egyeztetünk egy rövid beszélgetést.
- Kérésére bemutatót tartunk egy, az Önéhez hasonló folyamaton.
Inkább közvetlenül írna?
info@novacon.hu
